(Sponsoreret)
Mange virksomheder har flyttet deres kundeservice til mail og chat. Det kan virke effektivt, men det skaber hurtigt afstand, fordi kunderne ikke altid får forklaret sig ordentligt på skrift.
En samtale giver en helt anden form for kontakt, hvor tonen hjælper begge parter med at forstå hinanden. Derfor vælger flere virksomheder telefonpasning hos Edelmann Kontorservice, når de ikke selv kan nå at tage telefonen i løbet af dagen.
Indhold
En samtale kan afklare ting hurtigt
Når en kunde ringer, er det ofte fordi, noget presser sig på. De får forklaringen med det samme, og det går hurtigere, når de kan tale sig frem til løsningen. En medarbejder kan stille små afklarende spørgsmål, der gør det lettere at forstå situationen. Mail frem og tilbage tager tid, og chat kan løbe af sporet, mens telefonen samler trådene.
Mange kunder mister tålmodigheden, hvis ingen tager telefonen
Det første indtryk betyder meget. Når en kunde ringer, forventer de at blive mødt af et menneske. Hvis opkaldet ender i stilhed eller lange køer, falder tilliden hurtigt. Mange kunder vælger faktisk en anden virksomhed, hvis deres opkald gentagne gange ikke bliver besvaret. Derfor giver telefonpasning stor værdi, fordi opkald bliver taget med det samme.
Kunder deler mere, når de får lov at tale
Der kommer ofte flere nuancer frem, når kunder får lov at formulere sig mundtligt. De fortæller detaljer, som aldrig ville komme med i en mail. Det giver virksomheden bedre indsigt i deres oplevelse. Samtaler kan også afsløre mønstre, for hvis mange kunder nævner det samme, er det et tegn på noget, der kræver opmærksomhed.
Det er netop denne indsigt, mange virksomheder bruger aktivt, fordi den gør deres service bedre.
En stabil telefonsupport giver kunderne tryghed
Når en kunde får kontakt første gang de ringer, skaber det en positiv oplevelse. De ved, at virksomheden er til at komme i kontakt med. Det betyder, at selv mere vanskelige situationer bliver lettere at håndtere, fordi kunderne føler sig taget seriøst.
En ekstern løsning med telefonpasning gør det muligt at tage alle opkald, også når der er travlt. De medarbejdere, der besvarer telefonerne, lærer virksomhedens tone og typiske spørgsmål at kende, så kunderne får en god oplevelse hver gang.
Telefonen gør mange problemer lettere at løse
Flere spørgsmål kan løses direkte i samtalen. Kunden får svaret med det samme, og medarbejderen undgår lange tråde med beskeder. Det giver en smidig kundekontakt, der sparer tid for begge parter.
Det betyder blandt andet:
- hurtige afklaringer, som minimerer misforståelser
- færre mails i indbakken
- kortere svartider
- bedre oplevelser for kunder
Det er nogle af årsagerne til, at mange vælger telefonpasning i travle perioder.
Kunder lægger vægt – og sætter pris – på personlig kontakt
Selv med moderne digitale værktøjer foretrækker mange at ringe, når noget er vigtigt. De vil tale med en medarbejder, der forstår deres situation. En virksomhed, der tager telefonen, skiller sig ud i en tid, hvor mange skærer ned på direkte kontakt. Det sender et signal om, at kunderne ikke skal vente eller kæmpe for at blive hørt.
Det frigiver tid til de opgaver, der kræver fokus
Mange virksomheder har dage, hvor telefonen ringer konstant. Det kan være svært at arbejde koncentreret, når opkald afbryder hele tiden. Her kan telefonpasning være en enorm hjælp, fordi opkaldene stadig bliver håndteret professionelt, mens virksomheden selv får tid til det, der kræver fuld opmærksomhed.
Samtaler styrker relationer over tid
Relationer bliver stærkere, når kunder kan høre, at der sidder et menneske, der lytter og forstår deres behov. Det giver et grundlag for langvarige kundeforhold og gør det lettere at fastholde kunderne, fordi de føler sig taget alvorligt.